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Formation Organiser des évènements professionnels
Organisme de formation : Co-efficience communication
Avoir une approche structurée pour préparer et réussir ses évènements d’entreprise
Contenu de la formation
Définir le cadre de l’action
Clarifier les attendus, les contraintes, l’environnement, les attentes managériales
Faire des propositions adaptées et préparer l’enveloppe budgétaire.
Constituer un groupe projet pour conduire l’action : planning, participants, rôles
Obtenir le feu vert : décision d’action, budget alloué, autonomie, points de validation.
Préparer l’évènement:
Construire les contenus : messages, outils pédagogiques, vidéo, affiches….
Adapter l’animation au type d’évènement : salon, présentation produits, forum, séminaire, manifestation intra entreprise, Faire un repérage : visite lieux, recensement des activités, rencontre avec les intervenants, etc…
Préparer les outils et moyens nécessaires : stand, vitrines, produits, etc…
Préparer la logistique : invitations, suivi réservations, organisation transports, restauration, hôtellerie, cadeaux, moyens techniques, activités ludiques, etc… et dialoguer avec la sous-traitance.
Organiser la Communication : avant – pendant – après. Gérer le budget et suivre l’avancement du projet.
Mettre en œuvre
Anticiper les imprévus : être attentif aux aléas (grève, conditions météorologiques…)
Gérer les imprévus : scénario bis, copies de sauvegarde, double animation.
Former les intervenants, animateurs, bénévoles, etc…
Vérifier, vérifier, vérifier : présence des participants, moyens logistiques, disponibilité des supports et des animateurs, temps d’accès, etc…
Finaliser le scénario d’animation : story-board prévisionnel et faire une « générale ».
Animer l’évènement : jour J
Gérer les imprévus : scénario bis, copies de sauvegarde, double animation
Avoir une « longueur d’avance » sur chaque séquence d’animation
Etre serein et souriant : accueillir et mettre à l’aise ; rassurer les intervenants, ajuster les derniers détails.
Etre rigoureux sur les timings et les temps d’intervention. Remercier les participants et les intervenants.
Assurer le suivi
Faire un débriefing avec groupe de projet. - Mesurer l’impact auprès des cibles : évaluation à chaud, à froid.
Analyser les points forts et les axes d’amélioration
Préparer une synthèse et faire un retour aux participants.
Clarifier les attendus, les contraintes, l’environnement, les attentes managériales
Faire des propositions adaptées et préparer l’enveloppe budgétaire.
Constituer un groupe projet pour conduire l’action : planning, participants, rôles
Obtenir le feu vert : décision d’action, budget alloué, autonomie, points de validation.
Préparer l’évènement:
Construire les contenus : messages, outils pédagogiques, vidéo, affiches….
Adapter l’animation au type d’évènement : salon, présentation produits, forum, séminaire, manifestation intra entreprise, Faire un repérage : visite lieux, recensement des activités, rencontre avec les intervenants, etc…
Préparer les outils et moyens nécessaires : stand, vitrines, produits, etc…
Préparer la logistique : invitations, suivi réservations, organisation transports, restauration, hôtellerie, cadeaux, moyens techniques, activités ludiques, etc… et dialoguer avec la sous-traitance.
Organiser la Communication : avant – pendant – après. Gérer le budget et suivre l’avancement du projet.
Mettre en œuvre
Anticiper les imprévus : être attentif aux aléas (grève, conditions météorologiques…)
Gérer les imprévus : scénario bis, copies de sauvegarde, double animation.
Former les intervenants, animateurs, bénévoles, etc…
Vérifier, vérifier, vérifier : présence des participants, moyens logistiques, disponibilité des supports et des animateurs, temps d’accès, etc…
Finaliser le scénario d’animation : story-board prévisionnel et faire une « générale ».
Animer l’évènement : jour J
Gérer les imprévus : scénario bis, copies de sauvegarde, double animation
Avoir une « longueur d’avance » sur chaque séquence d’animation
Etre serein et souriant : accueillir et mettre à l’aise ; rassurer les intervenants, ajuster les derniers détails.
Etre rigoureux sur les timings et les temps d’intervention. Remercier les participants et les intervenants.
Assurer le suivi
Faire un débriefing avec groupe de projet. - Mesurer l’impact auprès des cibles : évaluation à chaud, à froid.
Analyser les points forts et les axes d’amélioration
Préparer une synthèse et faire un retour aux participants.
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